Informatie management

Wanneer een organisatie groeit, neemt de hoeveelheid informatie toe en is het de uitdaging om deze informatie goed te beheren. Binnen de organisatie is de informatiebehoefte vaak bekend bij de medewerkers maar is het moeilijk hier invulling aan te geven. De uitdaging voor LiQiT is om deze informatiebehoefte bij de medewerkers te inventariseren en te vertalen naar een mogelijke ICT oplossing.

Informatie kan binnen een organisatie op veel manieren worden opgeslagen. De informatie kan bijvoorbeeld in het archief, in een los document of in een applicatie op de pc worden opgeslagen. Juist wanneer een organisatie met veel verschillende vestigingen werkt is het erg belangrijk dat alle informatie duurzaam wordt opgeslagen. Duurzaam betekent in dit geval dat elke gebruiker met een bepaalde informatiebehoefte, op het gewenste moment toegang heeft tot deze specifieke informatie.

Praktijkvoorbeeld 1

Een dienstverlenend bedrijf had door de jaren heen diverse informatiesystemen geïmplementeerd. Zo was er een systeem voor de planning, voor HRM, voor de financiën en voor het bijhouden van de voorraad. Een analyse van deze informatiesystemen wees echter uit dat alle functionaliteiten in één van de bestaande systemen kon worden ondergebracht. Dit voorkwam niet alleen dat gegevens minder vaak ingevoerd hoefden te worden, maar leverde ook een aanzienlijke kostenbesparing op.

Praktijkvoorbeeld 2

Voor veel bedrijven is geregeld contact met de klanten van groot belang. Maandelijks een telefoontje of e-mailtje naar die belangrijke klant mag niet vergeten worden. Met name wanneer het klantenbestand groot is en heeft kan een CRM systeem de oplossing bieden. Zo’n systeem waarin alle algemene klantinformatie kan worden opgeslagen kan onder andere automatisch terugbelverzoeken genereren of e-mail berichten versturen.